Al cotizar bloques magnéticos de mayoreo, aprueba el conteo por caja solo cuando la cotización y el pedido identifiquen la misma unidad de venta y el mismo empaque. Distingue primero el mecanismo: un set magnético, un camión desmontable y un juego de engranes no son intercambiables para surtir un aula. Después separa piezas por set, sets por caja de embarque y MOQ; esa distinción permite comparar cantidades sin confundir contenido de juego con volumen de compra.
¿Qué estás contando: piezas, sets o cajas de embarque?
La cotización debe separar las piezas que integran cada juego de las unidades comerciales que contiene la caja de embarque. Solicita que el proveedor escriba expresamente si una unidad equivale a un set completo con su empaque individual.
El camión de reparto con luces y música se describe como un juego de bloques de construcción desmontables; el set Sirena Princesa reúne 55 piezas y engranes giratorios. Para un surtido educativo, distingue la propuesta de construir un vehículo de la de ensamblar un mecanismo con engranes. No los clasifiques como magnéticos solo por pertenecer a la categoría de construcción.
Las 55 piezas describen el contenido del set de engranes, no la cantidad de juegos dentro de una caja de embarque. Para repartir material entre grupos, cuenta primero los sets completos disponibles; no conviertas automáticamente cada pieza en una unidad de compra.
¿Qué cantidades sirven como referencia para estos dos juegos?
| Camión de reparto con luces y música | Construcción desmontable; material registrado: plástico PP; empaque individual: caja con ventana; unidades por caja: 48; MOQ de referencia: 144. |
|---|---|
| Set Sirena Princesa con engranes giratorios, 55 piezas | Juego de construcción con engranes giratorios; material registrado: plástico PP; empaque individual: caja a color; unidades por caja: 48; MOQ de referencia: 144. |
¿Cuántas cajas representan 144 sets de cada juego?
Un pedido de 144 sets representa tres cajas de 48 sets para cada juego, siempre que la cotización confirme que cada unidad comercial es un set y mantenga ese contenido por caja.
En este ejemplo de cálculo, solicitar 144 sets del camión y 144 del juego de engranes suma 288 sets en seis cajas de embarque: tres de cada modelo. No es una cotización vigente ni una confirmación de disponibilidad.
El MOQ expresa una cantidad mínima; no establece por sí solo un múltiplo obligatorio de compra. Tampoco las 48 unidades por caja prueban que únicamente se acepten cajas completas. Si necesitas otra cantidad, pide que la oferta indique si admite cajas parciales o surtidas y cómo se identificará su contenido.
Mantén el cálculo separado por modelo. No sumes ambos juegos para dar por cumplido un MOQ individual, salvo que el proveedor acepte expresamente un mínimo combinado.
Hoja de cotejo por modelo y revisión
La hoja de cotejo debe enfrentar el objetivo de compra con lo que realmente declara cada documento, sin presentar una referencia de catálogo como una observación física. Abre un registro independiente para cada modelo y completa los siguientes campos.
Identificación: anota la referencia interna del modelo, su descripción, el empaque individual, el número y fecha de la cotización, la revisión utilizada y la referencia del pedido. Conserva también la identificación de la muestra o fotografía de empaque que hayas revisado.
Objetivo especificado: registra la cantidad solicitada en sets, el contenido de cada set, los sets por caja de embarque y el MOQ acordado. Para los dos juegos comparados, usa 48 unidades por caja y 144 de MOQ únicamente como punto de cotejo inicial; sustituye esos valores si aceptas una configuración comercial distinta.
Observación documental: transcribe por separado lo que dice el catálogo, lo que ofrece la cotización y lo que recoge el pedido. Comprueba especialmente que el precio, si se incluye, corresponda a la misma unidad de venta: set, pieza o caja.
Comprobación física: cuando revises una caja de muestra, cuenta los empaques individuales y registra el resultado, la fecha y quién realizó el conteo. Si solo revisaste documentos o fotografías, describe exactamente ese alcance; no lo registres como conteo físico.
Diferencia y acción: describe cualquier cambio de cantidad, empaque o unidad de venta y señala qué documento debe corregirse. Una actualización aceptada puede ser válida aunque difiera del catálogo; lo importante es que cotización y pedido reflejen la configuración autorizada.
¿Cuándo aprobar, condicionar o rechazar la cotización?
Aprueba la consistencia de empaque cuando modelo, unidad de venta, cantidad solicitada, unidades por caja y MOQ acordado sean compatibles entre la cotización y el pedido. Esta decisión se limita al cotejo de cantidades; no sustituye la evaluación del producto para su uso previsto.
Condiciona la aprobación si el cálculo puede conciliarse, pero falta precisar un término decisivo. Por ejemplo, solicita esta corrección: «Indicar sets completos por caja de embarque y repetir esa unidad en el pedido». Asigna un responsable y una fecha de cierre antes de liberar la compra.
Rechaza la versión de la cotización cuando conserve contradicciones que impidan determinar cuántos sets recibirás o qué cantidad estás autorizando. Una discrepancia no demuestra por sí sola incapacidad del proveedor: identifica el error y solicita una versión corregida.
Cierra el registro con la decisión, las condiciones aplicables, el nombre del aprobador y la fecha de autorización. Para cada condición, conserva responsable, fecha comprometida, documento corregido con su revisión y fecha de cierre. Si cambia el empaque después de aprobar, vuelve a cotejar la versión modificada.
El registro permite rastrear qué configuración se autorizó; por sí solo no demuestra que una caja entregada coincida con ella. En recepción, compara el contenido observado con esa misma configuración y documenta cualquier diferencia.